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JFC e-mail newsletter NO.8
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コロナ危機勃発以来の一年間を振り返って
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(2021/02/17(公財)助成財団センター発行)

日頃より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
コロナの影響を受け始めて、約一年になろうとしています。ワクチンに期待しつつも、残念ながら状況がすぐに好転するにはまだ時間が掛かりそうです。
皆さまも、事業のこと、組織運営のことと息切れしそうな日々を、歯を食いしばって乗り切っていらっしゃることとご拝察いたします。
今回は長文のnewsletterになりますが、助成財団センターの一年を振り返ってみました。お読みいただければ幸いです。
「新型コロナの流行は何年も続き、恒常的に社会に存在する「エンデミック」になりそうだ、各国政府は新型コロナをエンデミックとして対応する計画を立て始めなくてはならない」と日経の記事もありましたが、私たちの団体活動においても、皆さま情報を共有しながら、今後も引き続き、持続可能な対策を考えてまいりたいと思います。
(事務局)

INDEX・・・・・・・・・・・・・・・・・
1.田中専務理事より:
   一年間を振り返って ~ 皆さまへの御礼
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2.助成財団センターの一年
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3.お知らせ
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1.田中専務理事より:
   一年間を振り返って ~ 皆さまへの御礼
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立春を過ぎ春の訪れも感じ取れるようになってまいりました今日この頃ですが、東京は依然として2度目の緊急事態宣言の下にあります。この厳しい環境の中での皆さまのご活躍に心から敬意を表する次第です。

振り返りますと、ちょうど一年前の2020年2月が、日本におけるコロナ危機の本格的な幕開けでした。1月初旬に武漢で新型コロナウィルスの感染が始まった時には、ほとんどの日本人はまだ対岸の火事と考えておりました。それが変わるきっかけとなったのが、2月初頭のダイヤモンド・プリンセス号の異変でした。その直後に助成財団センターは「助成財団フォーラム」を大手町ファースト・スクエア・カンファレンスにて開催しました。
が、その後あっという間に国内感染が拡大し、4月には非常事態宣言が発出され、それと共に業務のオンライン化が当たり前のこととして急速に進展してまいりました。

このため、この一年、皆さまにリアルでお目にかかる機会も失われ、皆さまの助成にかける想いについてのお話をじかに伺うこともできなくなってしまいました。やむを得ない状況とは言えこれは大変残念なことで、純粋な情報だけでしたら、Zoom(この言葉も、一年前には聞いたこともありませんでした)を介して、オンライン上で交換できます。が、想いや志、熱意といった人の心が生み出すものは、人と人がリアルに対面して初めて伝わるもので、私どもにとりましては欠くことのできない貴重な交流の機会でした。

しかし、じかにお目にかかる機会がない状況下でも、皆さまからの熱のこもったご支援は、助成財団センターの一年間の活動をしっかりと支えて続けていただきました。改めてご支援、ご協力に対して深い感謝の意を表したいと存じます。

まず感謝を申し上げる第一は、あまりにも当たり前のこと思われるかもしれませんが、多くの皆さまが助成財団センターの会員を継続していただいていることです。一年前にコロナ危機が深刻化し、これまでの助成事業のやり方などを大きく変えなければならないという、皆さまにとっても初めての事態を迎え、コロナ危機のパニック的な雰囲気の中で会員を辞退される方がおられるのではと危惧いたしておりました。しかしながら皆さまの暖かいご配慮でそれは無用の心配となり、この間に新たに入会していただいた財団を加え、会員財団数は若干ではありますが増えており、本当にありがたいことと受け止めています。

また、対面できない状況下の中で、アンケート調査等にご協力いただき、皆さまの現況を共有することができましたことにも感謝申し上げます。

加えて、6月より着手した新情報システム開発プロジェクト「助成財団・新たなポータル(検索)サイト構築」に対しまして、その目的をご理解頂き多くの皆さまから目標額を超えるご支援を賜ることができました。重ねて厚くお礼申し上げます。
コロナ危機が引き金となってデジタル・トランスフォーメーションが否応なく進む中で、この次世代の助成財団センターの業務の根幹を担うポータル(検索)サイト構築に要する費用は、残念なことにセンターの自力だけでは賄いきれません。厚かましくもご寄付のお願いをさせていただきましたが、すぐにその翌日から助成財団センターのファックスやメールに続々とご支援のお申し出があり、皆さまのご理解とご支援に、役職員全員が心動かされると同時に新情報システム開発プロジェクトの完遂への思いを新たにした次第です。

そして、最後になりますが、本格的にWEBオンラインへと移行した、助成財団センターが主催する一連のセミナー、研修会に際しましても、コンスタントにご出席を賜っており、特に北海道から沖縄までの広範囲の皆さまにご参加いただけるようになったことは、オンラインだから可能になった新たな展開として皆さまにご報告させていただきます。
また年1度の助成財団フォーラムも、皆さまの協力を得て初めてのオンライン開催を実現することが出来ました。

上記の件以外も含めましてこの一年間を振り返り、皆さまに直にお礼を申し上げるべきところですが、コロナ危機と繰り返される緊急事態宣言の下ではそれもかないません。
つきましてはメールレターをお借りしてのご挨拶で失礼かと存じますが、皆さまの変わらぬ厚い志、ご協力に対しまして助成財団センターの全役職員を代表してお礼申し上げますと共に引き続いてのご指導、ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。本当にありがとうございます。

ワクチンの開発と普及が進んでおりますが、従来通りに皆さまとお目にかかれるようになるには、まだ最低でも数か月、場合によっては1年以上が必要かもしれません。そのような日が早期に到来することを念願し、その間の皆さまとの連携を絶やすことなく助成財団センターの業務を遂行してまいる所存でおります。
皆さまもこれからの多難な時代にあって、健康にご留意いただきご活躍いただきますよう心からご祈念申し上げます。

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2. 助成財団センターの一年
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今回のNewsletterは、助成財団センターがこの一年コロナ禍でコロナの影響にどのように向き合ってきたかをお話しさせていただきます。もし皆さまにお役に立つお話が一つでもあれば幸いです。

〇 JFCの具体的な取り組み(時系列に列挙します。)
「ダイヤモンド・プリンセス号」の船上隔離が2月5日に始まり、少しずつ不安が広がる中、2月27日に学校の臨時休校要請が出されました、その辺りからセンターの活動にも影響が出始めました。
・2月7日(金)恒例の一大行事である、助成財団フォーラムは大手町の会場で開催いたしました。大きなイベントはここが限界だったと振り返って思います。この時もすでにコロナの不安がありましたので、参加者にマスクをお配りし、消毒液を準備させていただきました。
・3月2日(月)2019年度の通常理事会が開催されましたが、その時が対面での最後の役員会の開催となりました。
・3月17日(火)2019年度の臨時評議員会で初めてZoomを利用しました。遠方の3名の評議員の方々には遠隔で参加いただき、ハイブリット開催となりました。
・3月 例年多くの財団で贈呈式などが催され、当センターからも出席させていただいておりましたが、ほとんどの団体様より中止のご連絡を頂くこととなってしまいました。影響が拡大していく様子が手に取るようにわかりました。
・その頃から、当センターの4月以降のセミナー等の開催についての検討が始まりました。
オンラインで出来るセミナーと出来ないセミナーの振り分けが大事なポイントではありますが、その頃はオンラインでどのようにセミナーをやればよいか、本当にやれるのかと、オンライン開催に対しての不安も判断の一つでした。センターでは9種類のセミナーを予定していましたが、開催を前向きに考える中、特に他団体の見学や交流が重要な「新任職員・スタッフ研修会」「管理職員研修会」は中止せざる終えない結果となりました。一方で、オンライン開催にすることで、普段は遠方のためご参加いただけない方にも、参加いただけるようになったの嬉しい誤算だったかと思います。オンラインのセミナーはすべてZoomを利用して行いました。交流できない代わりにご希望者にはオンラインの名刺交換を実施しているセミナーもあります。
・4月7日(火)7都府県に緊急事態宣言が発出、その後全国に拡大したまま、その期限が5月6日から31日まで延長することに決定しました。5月以降の役員会についても開催方法の検討がなされました。
・5月27日(水)まずは2020年度の通常理事会です、センターの会議室からのZoomを使ってのハイブリット開催となりました。監事の2名の方は偶然にもセンター事務所の徒歩圏内にいらっしゃることもあり、拡張したセンター会議室にお越しいただき、全理事の方々にはオンラインでのご参加を頂くことで実施いたしました。その際の審議事項として「定時評議員会開催の件」についてはZoomもしくは決議省略での開催を承認いただいています。
・6月16日(火)定時評議員会は先の通常理事会にて、定款の規定に基づき承認されたことにより、決議省略で実施されました。
当該定時評議員会の資料は、先の理事会にて提示された評議員会の議案を記載の上、評議員に郵送し、「同意書」にて見做し開催日の前日までに全員の同意をいただきました。
・6月23日(火)続くは臨時理事会です。今回は先の定時評議員会にて「全理事の任期満了に伴う新たな理事が選任」されたため、理事会において代表理事選定を行う必要があり、臨時理事会開催となりましたが、こちらも決議省略で行いました。
どちらも初めてのことです。

〇 ガバナンス面での留意事項
・議案によっても異なるとは思いますが、どのような開催方法を選択するかは、頭を悩ませるところであります。常にいくつかの選択肢を持って柔軟に対応することが出来るようにしておくことは、今後の団体運営においても非常に重要な事項であると思います。
役員会の開催においては、理事や評議員の人数にも関係してくるところですが、オンラインでの開催のための接続確認や、資料の郵送、同意書の回収だけを考えても事務局の負担はかえって大きくなることもあります。役員の方々との良好なコミュニケーションを日頃より意識し、役員会の運営が緊急時の事業活動の妨げにならないように準備しておくことは大切な備えであると実感しました。
・運営相談でもコロナ禍でのWEB開催や決議省略についての問い合わせが多くありましたが、ルール通りはもちろんですが、より円滑に進めるために、いきなり議案書等を役員にお送りするのではなく、事前にその旨をメール等によりお知らせすることも大切です。また質疑についても、メール等で受け付け、ご回答することも併せてお伝えすることが必要であるとお答えしています。

〇 緊急事態宣言を受けての事務局機能(特にIT面について詳しくお話します。)
・緊急事態宣言が行われたことを受け、また新宿という立地から、早急に在宅勤務体制を取ることといたしました。それに伴い在宅勤務規程の見直しも行いました。しかし在宅勤務と言っても最初からクラウドのプラットフォームがあったわけではありません。
そのためにまずは、Google for Nonprofits | 非営利団体向けプログラムを利用してGoogle Workspace(旧 G Suit)の設定を行いデータの共有できる環境を整えました。
・また、東京都のテレワーク支援の話を耳にし、テレワークのための環境を構築するために、東京都のテレワーク助成金に応募することで対応いたしました。一人一台在宅勤務用のノートPCを準備することが出来た他、オンライン会議のための大型モニター等の設備を整え、サーバのクラウド化にも取り組みました。
申請も報告も書類が多く、気の遠くなるような作業であり、緊急時の支援とはとても思えないものでしたが、使うことが出来れば非常にありがたい支援です(残念ながら入金はまだですが)。行政関係の色々な緊急支援金の手続きが大変で残念ながら利用できない方が多くいらっしゃる実態がよくわかります。
・緊急事態宣言解除後も引き続き、できる限り安全を保つということで、在宅勤務やオンライン会議の利用を続けています。
・センターの事務所は面積の過半が1985年に「助成財団資料センター」としての設立時から集積された資料類の書庫でした。このため、会議室はあったものの、打合せを行うにも密を避けられない状況でした。このタイミングで事務所の改装を行うべきとの花崎理事・事務局長の勇断により、書庫スペースを圧縮し会議室の拡張の大改装を行いました。大作業でありましたが、現在は会議室の広さは1.5倍となりました。アクリル板やビニールシート、また業務用オゾン空気清浄機まで完備される安心の事務所になり、出勤する職員の安全が保たれています。
併せて、この大改装の結果として、設立期には貴重な価値を持っていたものの、その後のインターネットとデジタル化に伴い、その利用価値が薄らいでいた膨大な量の紙資料を一気に廃棄できました。これで、スペース的に大きなフリーハンドを手に入れることとなりました。また、シンボリックな意味ですが紙資料とアナログ的な色合いが濃かった、かつての「助成財団資料センター」時代からの歴史に、一つの区切りを劃したこととなります。

・最後に触れるのは、2020年11月27日(金)の助成財団フォーラムについてです。
センターの恒例のイベントとして毎年開催される助成財団フォーラムについて、開催方法で大いに悩みました。フォーラムには多くの皆さまにご参加いただき、懇親会で交流をしていただくことも一つの目的としております。今この時、センターとして発信すべきことがある中、中止は考えることが出来ないことから、密を避け、皆さまの安全第一を考え、オンラインでの開催に決定いたしました。
そのテーマは「想定外」の事態において助成財団はどのように社会的役割を果たせるか?
    -コロナ禍の経験等を踏まえて- というものでした。
フォーラムはZoomのウェビナーを使用しての開催となりました。ウェビナー機能は通常のZoomとは別契約になることから、使ったことがない中でスムーズな運営ができるか非常に不安がありました。
1か月間のみの契約のため、その間で思いつく限りのテストを繰り返しました。やはり本番では新たな対応を迫られる状況もありましたが、Zoomのウェビナーの機能のおかげで無事に開催することが出来ました。皆様に満足いただけるフォーラムになったかについては、反省する点も多いところです。フォーラムは、E-learningのシステムを利用して、参加申込みを頂いた方々にリピート配信を行なっています。

・オンライン会議で失敗の経験として感じたことですが、
Zoomに限らずオンライン会議ではハウリングを起こして、参加者に不快な思いをさせることがありました。また、収音マイクを使用したために、周りの音を拾いすぎて雑音が入ってしまうこともありました。音声が聞き取れないことは一番の問題です。ヘッドセットで備えあれば憂いなしです。
ミュートにしたり、ミュートをしたまま話してしまったりということは、ついうっかりどうしても忘れてしまいます。誰でも起こるうっかりですので、失敗を指摘してはと気を使って何も言わないのでなく、すぐに声を掛けたり、合図を送ったり(機能もありますが)して、フォローし合うのが良いと思います。
会議に参加したけれど音声が聞こえないなどのトラブルが発生する場合があります。いつも使っているから大丈夫と思わずに、時間の余裕を持って参加することが大事だと思います。また、開催する側としてもスタート時間より少し前から参加可能として、音声・画像の事前テストを含め環境の確認をすることも必要です。
今年度の年度末役員会や、贈呈式などをこれから実施される団体さまがほとんどで、2021年度の事業計画にも、2020年度の混乱は大きく影響するなど、新たな問題に苦慮されていることと存じます。
当センターでは、色々な状況を共有することで、何かしら改善策が見つかるお手伝いが出来ればと考えます。是非、ご相談ください。

<センターが利用したツールについてのご参考情報>
1.Google for Nonprofits | 非営利団体向けプログラムを利用してGoogle Workspace(旧 G Suit)の設定を行いクラウドツールでのデータの共有やミーティングのできる環境を整えました。
2.「Microsoft(Office)365 for Nonprofits」非営利団体向け導入支援プログラムを利用して、Microsoft(Office)365を無償で提供いただき、Office365のすべてのアプリを利用できるとともに、SharePointによるクラウドファイルサーバの構築を行いました。
3.Zoomは参加者最大100名、時間無制限のミーティングが出来るプロというプランを月単位で契約しました。しかし頻繁に利用するようになり、年間契約に変更しました。
また、ウェビナーについてはオプション契約となりますが、1か月の契約で利用しました。
4.リピート配信は金沢電子出版株式会社のE-learningのシステムを利用しました。(問い合わせ先:TEL 076-213-5525、e-mail info@kepnet.co.jp)

※ 当センターは公益法人ですが、公益法人を含む非営利団体に対しては、皆さまもご存じとは思いますが、TechSoup(テックスープ)というプログラムがあります。サンフランシスコに拠点を置くTechSoupを中心に、世界160ヵ国以上で実施されているもので、世界中の民間の非営利団体が最大限の力を発揮できるよう、ソフトウェアなどのIT製品を提供するほか、ITのサポートを行っています。
日本では認定特定非営利活動法人日本NPOセンターがプログラムを提供しています。
1~3すべてTechSoup(テックスープ)を利用しています。TechSoup(テックスープ)を利用することで、通常より安価に環境を作ることが出来ました。
問い合わせ先:https://www.techsoupjapan.org/contact

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3.お知らせ
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非営利組織の信頼を評価で応援!ベーシックガバナンスチェック制度、初の調査レポートで、組織評価から見える組織運営の実態を公開
(一般財団法人非営利組織評価センター)

過去4年間のベーシックガバナンスチェック制度の被評価団体の実績を調査したレポート「ベーシックガバナンスチェック評価実績レポート(2020年版)~組織評価から見える非営利組織の組織運営の実態~」を発行しました。

非営利組織の関係者にとって、組織運営の参考になる事例を盛り込んだ報告書です。また、非営利組織を支援する企業や助成財団にとっても、組織運営の状況を理解するのに役立つレポートとなります。
https://jcne.or.jp/2021/02/04/bgc-report2020/

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★ 寄付のお願い http://www.jfc.or.jp/profile/donation/
助成財団センターでは当センターの事業活動にご理解とご賛同をいただき、是非ご寄付をお寄せくださいますよう心よりお願い申し上げます。

★ 会員募集中 http://www.jfc.or.jp/profile/collection/
当センターの中間支援組織としての果たすべき役割、責任は極めて大きいものと自覚しておりますが、皆さまのご参加とご協力があってこそのものです。
多くの皆さまに会員として当センターを支えていただきたく心よりお願い申し上げます。
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JFC e-mail newsletter 号外
編集・発行 公益財団法人 助成財団センター
発信日 2021年2月17日
編集・発行人 田中 皓

公益財団法人 助成財団センター
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